Пропозиція ТОВ «Компанії «Дієз-продукт» щодо створення системи
автоматизованого електронного документообігу установи.
Завдання - облік всієї документації установи, а також постановка на контроль і контроль за виконанням документів.
Система автоматизованого контролю виконання документів
полегшує виконання рутинних операцій по обробці паперових документів:
- єдина реєстрація всієї вхідної й вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів з використанням регістраційно-контрольних карток;
- реєстрація місцезнаходження паперового документа на будь-якому етапі життєвого циклу документа: розгляд керівництвом, узгодження проекту документа, виконання...;
- здійснення контролю над своєчасним виконанням розпоряджень, доручень, резолюцій і вказівок керівництва;
- взаємозв'язок зареєстрованих документів системи між собою: "У відповідь на", "На виконання";
- списання документів у справу відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ;
- швидкий пошук необхідної інформації зі стану, наявності, руху паперових документів;
- одержання необхідних стандартних форм і журналів, а також статистичних звітів по документообігу організації;
- організація обміну документами між різними організаціями в електронному вигляді з контролем доставки документів;
- нагадування про заплановане на найближчий час, про наближен-ня строків закінчення виконання, про прострочені документи.
Реєстрація документів
Для реєстрації документів використаються регістраційно-контрольні картки (РКК), які містять всі первинні дані (кореспондент, підрозділ організації, представник організації, дата реєстрації, реєстраційний номер, тема й короткий зміст документа, спосіб доставки й т.д.), а також необхідну інформацію про стан будь-якого паперового документа організації (місцезнаходження, стан виконання й т.д.). Для вихідних документів можна вказати список розсилання по організаціях.
Крім того, через РКК здійснюється взаємозв'язок зареєстрованих документів системи між собою: "У відповідь на", "У виконання" і т.д. Ралізється можливість реєстрації листів не тільки від організацій, але й від громадян.
Можливе занесення відсканованого (електронного) документа до системи з приєднанням його до РКК.
По даним РКК роздруковуються журнали вхідних і вихідних документів, а для вихідних документів можна автоматично сформувати й роздрукувати наклейку на конверт.
Обмін електронними документами
Система забезпечить механізм обміну електронними документами між організаціями, що дозволить:
· прискорити документообіг між організаціями, які бажають перевести переписку в електронний вигляд;
· отримати підтвердження про те, що організація-кореспондент одержала електронний документ;
· швидке занесення в систему вхідної в електронному вигляді кореспонденції.
За допомогою цього механізму організації можуть повністю вести офіційну переписку в електронному вигляді, не гублячи при цьому переваг звичайної пошти.
Діловод (секретар) при реєстрації може ініціювати електронне відправлення документа адресатові безпосередньо із РКК, що знижує трудомісткість виконання рутинних операцій, виконуваних діловодом по реєстрації й відправлення кореспонденції.
Пошук й аналіз інформації
З моменту реєстрації будь-якого документа в системі можна знайти як його реєстраційну картку разом з інформацією про місцезнаходження й процес виконання документа, так і сам електронний документ. Система здійснює пошук по реєстраційних номерах, кореспондентові, авторові резолюції, а також по всіх реквізитах РКК й їхньому довільному сполученню.
Крім того, система передбачає аналітичні звіти, що істотно підвищують ефективність роботи користувачів: Документи на розгляді, Прострочені доручення, Документи, що підлягають поверненню й т.д.
Таким чином, система забезпечує підвищення ефективності роботи організації при повній відповідності вітчизняним традиціям і стандартам діловодства. Механізми можуть використатися в різних комбінаціях "паперових" й "електронних" етапів роботи з документами. При цьому традиційне "паперове" діловодство гармонійно вписується в електронний документообіг організації з розвиненими зв'язками.
Результат:
Керівництво установи через 3-6 місяців після початку фінансування проекту запропонованого Компанією «Дієз-продукт» отримає ситему автоматизованого електронного документообігу, яка забезпечить:
· ефективне управління наростаючим потоком інформації;
· контроль виконавчої дисципліни;
· надійність зберігання документів;
· економію робочого часу: кілька секунд, - і потрібний документ перед Вами! На підготовку й узгодження документа витрачається мінімум часу.
· підвищення ефективності вкладень у комп'ютерну техніку;
· економію коштів на видаткових матеріалах і амортизації офісного обладнання: - документи зберігаються в електронному вигляді. На друк виводяться тільки вихідні документи.
Вартість системи автоматизованого електронного документообігу установи залежить від переліку функцій автоматизації, кількості об’єктів автоматизації, їх розташування, наявності технічного забезпечення та програмного забезпечення загального призначення, часу, необхідного на навчання користувачів.
Впровадження системи, як правило, здійснюватись в декілька етапів:
· обстеження установи та уточнення постановки задачі;
· налаштування та модифікація системи відповідно до потреб замовника;
· встановлення системи на об’єкті автоматизації;
· навчання користувачів та супровід системи.
|
